Ein Vorgang, von der Anfrage bis zur Rechnung.
Fünf Schritte. Jeder gibt dem nächsten mit, was er weiß.
Jemand schickt eine Anfrage über die Website.Kein Formular, das eine E-Mail erzeugt, die jemand abtippt. Der Eingang ist bereits der erste Datensatz.
Das System entscheidet, worum es geht und was fehlt.Leistung, Umfang und Dringlichkeit stehen fest. Fehlt etwas Entscheidendes, wird genau danach gefragt, und nur danach.
Der Kunde wird angelegt, einmal, an einer Stelle.Ab hier greifen alle weiteren Schritte auf denselben Eintrag zu. Name, Adresse und Ansprechpartner werden nie wieder getippt.
Aus dem Datensatz entsteht das Angebot, aus dem angenommenen Angebot die Rechnung.Positionen, Preise und Fristen wandern mit. Dokumente tragen Ihre Gestaltung, nicht die eines Werkzeugs.
Der Vorgang ist vollständig, ohne dass ihn jemand zusammengesucht hat.Was offen ist, ist sichtbar. Was erledigt ist, liegt ab. Der Aufwand verschwindet nicht durch Disziplin, sondern weil er nicht mehr entsteht.
Was sich dafür eignet
Nicht alles gehört automatisiert.
Lohnend ist, was oft passiert, immer gleich abläuft und heute von Hand übertragen wird. Nicht lohnend ist, was selten vorkommt, jedes Mal anders ist oder ein Urteil verlangt.
Deshalb steht am Anfang keine Werkzeugauswahl, sondern eine Stunde, in der Ihr Ablauf einmal vollständig aufgeschrieben wird. Danach ist meistens schon klar, welche zwei oder drei Stellen den Unterschied machen, und welche man besser in Ruhe lässt.
Gebaut und im eigenen Betrieb geprüft.
Das Studio betreibt genau so ein System für sich selbst: ein Kundendatensatz, aus dem Angebote, Rechnungen und die laufende Übersicht entstehen. Es ist kein Demo-Aufbau, sondern die Verwaltung, mit der hier täglich gearbeitet wird.
Welche Information tippen Sie mehr als einmal?
Mit dieser einen Antwort lässt sich fast immer anfangen.